Nell'ambito documentale Omicron propone una suite di soluzioni fruibili in ambito Web, Cient/Server, Lotus Domino per la gestione di tutti i documenti presenti in Azienda.
Le applicazioni sono adatte alla gestione di volumi elevati di documenti al fine di migliorare l'organizzazione degli archivi grazie a diverse funzionalità quali: Document Management, Protocollazione, Processi di work-flow (gestione iter e procedimenti), Firma Digitale, Conservazione Sostitutiva, Fatturazione Elettronica, Record Management.
Le soluzioni Omicron, per clienti finali oppure per aziende di servizi, sono le seguenti:
- Archivia V3: la soluzione Client/server in ambiente Windows
- Archivia V4: la soluzione totalmente Web
- Archivia CS: la soluzione per la Conservazione Sostitutiva dei documenti a norma di legge
Archivia V3 brochure
ARCHIVIA è una applicazione professionale e completa per la Gestione Elettronica dei Documenti in ambiente Client/server Windows.
ARCHIVIA consente ricerche e consultazioni in rete locale oppure via Web.
ARCHIVIA permette di acquisire, consultare, distribuire ogni tipo di documento cartaceo, elettronico, spool di stampa.
ARCHIVIA gestisce il protocollo informatico secondo le disposizioni di legge e può essere collegata ad altre applicazioni per automatizzare i processi di acquisizione dei documenti.
Archivia V4 brochure
Archivia V4 è la nuova soluzione per la gestione documentale in ambiente totalmente web, ma non solo. ARCHIVIA V4 è infatti una soluzione completa per gestire "informazioni", documenti, "asset", iter procedurali (workflow) e procedimenti amministrativi per avere sempre sotto controllo, in modo sicuro e affidabile, ogni informazione di business. ARCHIVIA V4 è disponibile in lingue diverse (tramite specifici dizionari) e contiene tutte le funzionalità classiche di un sistema di classe enterprise quali: la gestione documentale tradizionale, il workflow, la firma digitale, la protocollazione a norma, la conservazione sostitutiva e la fatturazione elettronica.
Inoltre, ARCHIVIA V4 è un vero è proprio strumento di Work Management, per gestire informazioni e documenti sotto tutti gli aspetti operativi (creazione, distribuzione, scarto e distruzione) e di Record Management, per trattare informazioni e documenti in modo sicuro, controllato e pianificato nel tempo.
Archivia CS brochure
La possibilità di smaterializzare qualsiasi documento è vista come indispensabile innovazione da perseguire per la riduzione dei costi amministrativi e contabili, con aumento conseguente della produttività.
Per eliminare la necessità di conservare nel tempo i documenti non è sufficiente firmarli digitalmente ma si devono attuare una serie di procedure previste dalla normativa per dare validità al documento conservato a tutti gli effetti di Legge in sostituzione del documento cartaceo.
ARCHIVA CS è il software che consente di generare gli archivi sostitutivi sia dei documenti fiscali che di ogni altra tipologia di documento che si intende conservare nel tempo in forma elettronica.
ARCHIVIA CS è dotato di meccanismi di controllo e di verifica affinché il Responsabile della Conservazione sia aiutato nel suo compito; inoltre, con l’applicazione viene fornito un apposito Manuale che descrive i processi informatici e organizzativi affinché l’intero processo di conservazione venga effettuato nel pieno rispetto della normativa. ARCHIVIA CS può operare come componente della suite ARCHIVIA oppure come prodotto autonomo per conservare quanto archiviato in qualsiasi altro sistema di gestione elettronica dei documenti.
ARCHIVIA CS non è solo un’applicazione software ma una soluzione completa di consulenza e servizi professionali che consente di attivare un sistema di Conservazione Sostitutiva in brevissimo tempo.
Insieme al software Omicron fornisce, oltre ai consueti servizi di analisi, configurazione, installazione ed avviamento anche la necessaria formazione organizzativa e legale per il Responsabile della Conservazione nominato dal cliente; inoltre, Omicron predispone un apposito Manuale organizzativo ed operativo in modo da consentire al cliente di gestire il proprio archivio sostitutivo in maniera sicura e conforme.
Successivamente all’avvio del sistema è possibile richiedere ad Omicron un contratto di manutenzione specifico per la Conservazione in modo da poter avere, nel tempo, servizi specifici di: adeguamento del software e del Manuale, aggiornamento formativo nel caso di evoluzione della normativa, controllo preventivo sugli archivi sostitutivi generati prevedendo, nel caso di potenziali problemi, gli opportuni interventi di riversamento.